Øvelse 1: Hjælp os med vores video- og telefonmøde

 

Formål med øvelsen:

• At træne de studerende i at koble teori med praksis.
• At få de studerende til at reflektere over, hvordan man kan bruge dele af teorierne i denne bog til at løse problemer i den konkrete praksis i en virksomhed.
• At give de studerende mulighed for at bruge deres viden om kommunikationsrådgivning til at udtænke og planlægge en konkret rådgivningsopgave.

 

Opbygning af øvelsen:
I denne øvelse skal de studerende løse en konkret opgave for en international virksomhed. De skal derefter diskutere problematikken – og beslutte sig for, hvordan de vil gå til opgaven.
De studerende får en henvendelse fra en fiktiv kommunikationsdirektør i en stor international virksomhed. Kommunikationsdirektøren har brug for at få hjælp til at få organisationens video- og telefonmøder mellem afdelingerne i København, London, Wien og Toronto til at fungere bedre.
De studerende skal i grupper diskutere denne problemstilling, og hvordan de som rådgivere ville kunne undersøge problematikken yderligere og hjælpe med at løse problemet. Endelig skal de planlægge rådgivningsprocessen, karakterisere de involverede arbejdsopgaver, placere møder og i det hele taget få overblik.

 

 

 

Køreplan:

• De studerende deles ind i grupper på fire studerende – og alle grupper stilles den samme opgave:
• ”Kommunikationsdirektøren for et stort internationalt firma henvender sig til jer for at få sparring på et kommunikationsproblem. I organisationen oplever man nemlig, at de ansatte i afdelingerne i København, London, Wien og Toronto hyppigt klager til deres nærmeste leder over, at videomøderne og telefonmøderne mellem de forskellige afdelinger ikke fungerer optimalt. For denne virksomhed er det essentielt, at den interne kommunikation fungerer godt – ellers har man ikke mulighed for at drive forretningen på optimal vis. Kommunikationsdirektørens spørgsmål til jer lyder: ”Kan I klare den opgave – og hvordan vil I i givet fald gå til værks?”
• I skal nu i grupper diskutere:
• Hvad handler problematikken om?
• Hvad ved I, og hvad ved I ikke? Hvordan vil I få fat i de manglende oplysninger?
• Hvordan vil I undersøge problemet?
• Lav dernæst et overblik over den arbejdsproces og rådgivningsproces, I lige nu anser for at være mest optimal. Formulér mål og undersøgelsesspørgsmål – og placer arbejdsopgaver, undersøgelser, møder osv. på en tidsplan.
• Hver gruppe skriver og tegner på store A3-post-it, som derefter hænges op i klasserummet.
• Alle besøger på skift hver gruppes plancher – og grupperne har 10 minutter til at fortælle om deres ideer.
• Til slut diskuteres strategierne, arbejdsprocesserne og udfordringerne i plenum.
   

Materiale:
A3-post-it og sprittusch