Øvelse 3: Kapitel 8
Øvelse 3: skriftlige formuleringer og kommunikationsparadigme
Formål med øvelsen:
- At give de studerende viden om, hvordan valg af sproglige formuleringer kan påvirke modtageren
- At gøre de studerende opmærksomme på, hvordan sproglige formuleringer kan lægge sig op af forskellige kommunikationsparadigmer
- At træne de studerende i at analysere og reflektere over andres og egen skriftlige kommunikation, og hvordan den kommer til udtryk i praksis.
Øvelse 3:
Nedenstående uddrag er fra en studerendes udarbejdelse af en skriftlig anmodning om oplysninger om en potentiel kinesisk leverandørs produktportfolio, samt dennes håndtering af kvalitetskontrol. Diskutér hvorvidt den studerendes måde at skrive på lægger sig op ad et paradigme 1, 2 eller 3-perspektiv. Argumentér for hvilke sproglige faktorer, der medvirker til jeres valg af paradigme. Afslutningsvis skal i sammenholde jeres argumenter med nedenstående analyseforslag til øvelse 3, og diskutere om argumenterne der fremføres giver anledning til at revurdere jeres egne argumenter.
Den studerende skriver følgende:
Analyseforslag til øvelse 3:
Den måde den studerende skriver på lægger sig op ad paradigme 2, og det gør den af flere grunde. For det første skriver hun “In Europe we have very strict rules regarding control of quality”, og her tilkendegiver hun klart, at EU-lovgivningen er gældende. Derudover tilføjes et adverbium i form af “very” for at eksplicitere, at der ikke kun er tale om strenge regler, men meget strenge regler.
En mere relationsorienteret måde at formulere sig på kunne have været “…we have certain quality standards we are required to meet.” For det andet skriver hun “Therefore we need to determine the quality of your products…” Ved hendes valg af verbalfrasen “need to determine”, tilkendegiver hun en nødvendighed, og det kan fortolkes på to måder; dels at hun ikke har tiltro til, at den kinesiske leverandør kan leve op til de europæiske standarder; dels at hun enerådigt kan beslutte, om der overhovedet skal etableres et samarbejde. Her kunne den studerende igen have valgt en mere relationsorienteret måde at formulere sig på, fx ”We would be very interested in retailing your products, provided your quality requirements meet European standards”.
Ved sådan en formulering ville den studerende have ekspliciteret sin interesse i leverandørens produkter og et fremtidig samarbejde og samtidig have tilkendegivet, at det ville være op til europæisk lovgivning, hvorvidt det ville være muligt eller ej.
Måden som hun reelt formulerer sig på, er ikke en god første kontakt til en potentiel fremtidig leverandør, da hun netop ikke orienterer sig mod at etablere en relation eller inviterer til et reelt samskabende samarbejde. I stedet får hun demonstreret et autoritativt og ufleksibelt førstehåndsindtryk, der er top-down, men dog med en (lille) åbning for feedback. Havde hun valgt en paradigme 3-tilgang, ville der have været tale om en samskabende, ligeværdig interaktionel tilgang, hvor muligheden for at skabe en god længerevarende win-win relation ville være tilstede. Og dette er essentielt i enhver organisatorisk sammenhæng. Det handler om begge parters overlevelse og succes på lang sigt, og den skabes gennem gode relationer og samarbejde (Fischer og Ury 1999; Ashley 2003). Dette muliggøres af gode kommunikative og sociale kompetencer.